Dlaczego tak
Formalny e-mail zaczyna się od zwrotu grzecznościowego („Dear Sir or Madam,”), potem podaje cel pisma („I am writing to…”), następnie prośbę lub oczekiwane działanie, a kończy formułą pożegnalną z podpisem. Kolejność 2, 4, 1, 3 stawia prośbę o wymianę przed opisem usterki, więc odbiorca nie wie, czego dotyczy żądanie. Formuła „Yours faithfully” zawsze zamyka tekst, a zwrot do adresata nie może stać po pierwszym zdaniu treści.